Die Sekretärin – Teil 1

Die Brille ist verdammt rosa eingefärbt heute und da habe ich mir Folgendes ins Gedächtnis gerufen:

Montag Morgen, 10:30 Uhr, wöchentliche Vorstandssitzung.

„Ab sofort führen wir einen gemeinsamen Outlook-Ordner für alle Vorstandskontakte, kümmern Sie sich bitte um die Einrichtung.“ Die Sekretärin freut sich über diese klar formulierte Anweisung. Auf Ihre Nachfrage, ob beide Vorstände wirklich auf alle Kontakte zugreifen wollen (dies waren immerhin 789 Datensätze) und ob dieser Gesamtordner auch auf beiden Mobiltelefonen verfügbar sein solle, wird ihr nur ein kurzes „Natürlich“ entgegnet. Die Zugriffsrechte waren ebenfalls schnell geklärt, jeder solle alles „dürfen“ (also auch löschen und bearbeiten).

Nun gut, als zuverlässige Sekretärin macht sie sich sofort an die Arbeit und generiert in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung einen neuen Kontakteordner, legt die gewohnten Kategorien an und gibt diesen zur Synchronisation mit den mobilen Endgeräten frei.

Zwei Wochen später beklagt sich der erste Vorstand, dass es ja völlig unübersichtlich sei in diesem neuen Ordner, neben seinen eigenen Kontakten hätte er ja nun weitere 300, die ihm völlig unbekannt seien und fragt, ob man da nicht etwas machen könne. Auf das bestimmte „Nein“ seiner Sekretärin reagiert er etwas pikiert, nimmt die Situation aber so hin.

Weitere drei Wochen später kommentiert der zweite Vorstand den neuen Ordner mit „Wir haben viel zu viele Kontakte, die müsse er einmal aufräumen.“ Die Sekretärin gibt zu bedenken, dass – wenn nur ein Vorstand sie aufräumen würde – vielleicht wichtige Kontakte des anderen verlorengehen würden. Dieser Einwand wird entgegengenommen und nicht weiter kommentiert.

Nach ca. drei Monate bemerkt die Sekretärin beim Verfassen einer Rundmail an wichtige Geschäftspartner, dass einige Kontakte nicht mehr existierten. Auf Nachfrage bei Ihrem Chef wird sie angewiesen, die Vorstandskontakte doch bitte so zu pflegen, dass so etwas nicht passieren könne und sie hätte bestimmt etwas falsch gemacht bei den Synchronisationseinstellungen oder die IT hätte ein Serverproblem, das natürlich schnellstens behoben werden müsse.

Sofort leitet sie alle notwendigen Schritte in die Wege, um das Problem schnellstmöglich zu beheben. Der zuständige Sachbearbeiter der IT-Abteilung kann trotz intensiver Recherche und größter Anstrengung keinen Serverfehler entdecken. Leider sind die Kontakte auch in den Serverprotokollen nicht mehr auffindbar. Dies führt im Vorstandsbüro zu der Annahme, „dass alle beteiligten Mitarbeiter unfähig wären, mit moderner Bürotechnik umzugehen“ und soll ein Nachspiel haben!.

Als der zweite Vorstand zwei Wochen später aus dem Urlaub zurückkehrt wird das Problem in der Vorstandssitzung erörtert und ausführlich von der unbekannten Fehlerquelle berichtet.

Die folgende Erklärung löst alle Selbstzweifel der beteiligten Mitarbeiter sekundenschnell in Wohlgefallen auf: Der Chef hatte an einem sonnigen Nachmittag entspannt auf seiner Terrasse gesessen und sich wieder einmal darüber geärgert, dass so viele – anscheinend unnötige – Daten den direkten Zugang zu seinen persönlichen Kontakten verhinderten. Daraufhin habe er angefangen „seinen“ Ordner aufzuräumen und die Dateien endgültig (somit auch vom Server) gelöscht.

Natürlich hätte die Sekretärin ihm sagen müssen, welche Folgen das nach sich ziehen würde. Er könne selbstverständlich bei seinem Handeln nur Informationen berücksichtigen, die ihm auch zugänglich gemacht würden. Und jetzt müsse die Sekretärin halt zusehen, wie sie dieses Problem in den Griff bekäme.

Zu erwähnen sei noch, dass – obwohl die Sekretärin in mühevoller Kleinarbeit die gelöschten Kontakte nachpflegt – einige Wochen später anscheinend noch zwei Datensätze fehlen. Dieses bemerkt der Chef, welcher sie zuvor gelöscht hat, und weist seine Sekretärin an, die Kontakte des Vorstands doch in Zukunft umsichtiger zu pflegen und darauf zu achten, dass nichts „verschwinden“ würde. So etwas dürfe doch nicht passieren……

 

Recht hat er, oder? Und seine neue Sekretärin wird bestimmt genauso „schlampig“ arbeiten….. 😉

3 Gedanken zu “Die Sekretärin – Teil 1

  1. Uiuiui das ist schwer zu lesen! Sowas gibt es bei uns leicher auch mal. Doch, und das stimmt wirklich, es gibt auch einen funktionierenden Personalrat, der diesen Herren schon mehr als einmal den Kopf gerade gerückt hat. Ich halte da auch meinen Mund nicht (ich war die in der IT, die dann nachgucken musste, was falsch gelaufen ist) und das ist vielleicht (oder ganz bestimmt) der Vorteil vom öffentlichen Dienst, man kann nicht rausfliegen. Solche Menschen sind mir einfach… also ich mag sie nicht 😜

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    1. Du weißt ja, ich bin hart im Nehmen. Früher hab ich das immer nur belächelt, kurz mit meiner Kollegin den Kopf geschüttelt und bin dann eine rauchen gegangen. Aber heute würde ich nicht mehr so ruhig bleiben (und das nicht nur, wegen der fehlenden Zigarette 😉)

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